合肥百货大楼集团股份有限公司股东名册查阅管理制度

二〇二六年十月

（本制度已经公司第十届董事会第十四次临时会议审议通过）

合肥百货大楼集团股份有限公司股东名册查阅管理制度

第一章 总则

第一条 为规范公司股东名册管理和使用，保障股东依法行使知情权，维护证券市场信息披露公平原则，保护全体股东个人信息与合法权益，防范内幕信息泄露与合规风险，根据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国证券法》《中华人民共和国个人信息保护法》《上市公司信息披露管理办法》《上市公司投资者关系管理工作指引》《深圳证券交易所股票上市规则》《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第1 号——主板上市公司规范运作》《中国证券登记结算有限责任公司证券持有人名册业务实施细则》等法律法规、规范性文件，结合实际经营情况，制定本制度。

第二章 总体要求

第二条 本制度适用于公司在册股东向公司申请查阅股东名册（证券持有人名册）的相关活动，以及公司通过互动易等公开投资者交流平台答复股东名册相关提问的全流程管理。

第三条 本制度所称股东名册，是指公司依据中国证券登记结算有限责任公司（以下简称“中国结算”）提供的证券持有人名册，包括每月固定时点持有人名册，及公司因法定事由申请获取的不定期持有人名册。

第四条 公司股东名册查阅与管理工作遵循以下基本原则：

（一）依法合规原则：严格遵守法律法规及监管规则，保障股东法定知情权；

（二）公平披露原则：维护全体投资者信息公平，不得向个别投资者泄露未公开敏感信息；

（三）隐私保护原则：防范个人信息泄露风险；

（四）审慎审核原则：严格履行内部多级审核流程，对 查阅申请全流程合规管控。

第三章 查阅主体和查阅范围

第五条 股东名册查阅申请人须为公司登记在册的股东，包括自然人股东、法人及非法人组织股东。非公司股东无权申请查阅公司股东名册信息。

第六条 股东申请查阅股东名册，应当出于维护自身股东权益的正当目的。存在以下情形之一的，视为不正当目的，公司有权拒绝申请：

1.以获取、倒卖其他股东个人信息为目的；

2.用于内幕交易、市场操纵等违法违规活动；

3.用于商业招揽、虚假营销、扰乱等经营性活动；

4.其他违反法律法规、损害公司或全体股东利益的情形。

第七条 公司可提供查阅的股东名册时点范围，以中国结算向公司下发名册的固定时点为准，即上月最后一个交易日、当月 10 日、当月 20 日；上述日期为非交易日的，顺延至该日前一个交易日。公司不向股东提供任意自然日的股东

名册。

第八条 股东名册查阅内容实行分级管控。公司定期报告中披露的股东总数、前十大股东持股情况及控股股东持股情况，属于法定公开信息，全体投资者可通过公司指定信息披露媒体直接查阅，无需履行申请程序。涉及其他股东的身份证件号码、证券账户号码、联系电话、详细居住地址、质押冻结状态等敏感个人信息及隐私信息，公司不予提供，依法进行脱敏处理。

第九条 存在以下情形之一的，公司可暂缓或拒绝提供对应时点的股东名册查阅服务：

1.申请查阅的时点处于定期报告披露前的信息敏感期，且对应时点数据尚未公开披露的；

2.公司股票交易出现异常波动，相关时点名册信息属于敏感未公开信息的；

3.监管部门要求暂缓披露相关信息的其他情形。

第四章 申请方式与提交材料

第十条 股东申请查阅股东名册，应当以书面形式向公司证券事务部提出正式申请。通过互动易平台等公开渠道提出的查阅诉求，不构成正式查阅申请，公司将引导申请人按本制度规定提交完整材料。

第十一条 自然人股东申请查阅的，应当提交以下材料：

1.本人有效身份证件原件及复印件；

2.证券账户卡或券商出具的持股证明文件（需加盖券商业务章，证明申请日的股东身份及持股情况）；

3.书面股东名册查阅申请书（详见附件 1），载明申请人姓名、证券账户号、持股数量、申请查阅的名册时点、查阅目的、联系方式及通讯地址。

第十二条 法人及非法人组织股东申请查阅的，应当提交以下材料：

1.营业执照或注册登记证书复印件（加盖公章）；

2.法定代表人/负责人身份证复印件；

3.持股证明文件；

4.书面查阅申请书，载明申请单位名称、持股情况、申请查阅的名册时点、查阅目的、联系方式。

第五章 受理与内部审核流程

第十三条 公司证券事务部是股东名册查阅申请的统一受理与归口管理部门，负责申请材料接收、身份核验、内容审核、流程发起及查阅安排等工作。

第十四条 股东名册查阅申请内部审核流程如下：

1.收件登记：证券事务部收到申请材料后，对材料完整性进行初步核验，材料齐全的予以登记建档；材料不齐的，一次性告知申请人补正。

2.合规初审：证券事务部对申请材料进行审查，核实股东身份真实性、判断查阅目的正当性、核查申请时点是否属于敏感未公开时点，形成初审意见。

3.审核审批：初审通过后，由证券事务部报送董事会秘书进行合规性审核；按流程报送分管领导、总经理、董事长履行审批程序。重大或疑难事项，董事会秘书可征求外部法律顾问或监管咨询机构意见后作出审批决定。

4.结果告知：审批完成后，证券事务部在 5 个工作日内将审核结果告知申请人。同意查阅的，约定查阅时间、地点及注意事项；不予同意的，回复说明合规理由。

第十五条 通过互动易平台收到的股东名册相关提问，其答复流程严格按照公司《互动易平台信息发布及回复内部审核制度》的规定执行。

第六章 查阅实施与信息保护

第十六条 股东名册查阅原则上采取现场查阅方式，公司不提供股东名册电子原件的线上发送、邮寄等服务。

第十七条 现场查阅应当在公司办公场所内进行，由证券事务部工作人员全程陪同监督。

第十八条 公司向股东提供查阅的名册文件，必须预先进行脱敏处理，仅保留本制度第八条规定的可查阅内容，严禁提供包含完整敏感信息的原始名册。

第十九条 股东查阅前，应当进行保密承诺书签署（详见附件2）。

第二十条 股东如需复制名册内容，仅可复制与自身权益直接相关的部分。复制件由公司加盖“仅供股东知情权行使使用，禁止扩散，再次复印无效”水印。股东不得对原始名册进行拍照、录像、抄录完整敏感信息。

第二十一条 查阅结束后，证券事务部工作人员应当对查阅现场进行复核，收回全部纸质材料，完整登记查阅台账。

第七章 内部管理与档案留存

第二十二条 公司从中国结算获取的所有持有人名册，均属于敏感内部资料，由证券事务部专人负责加密归档保管，仅限董事会秘书、证券事务部授权工作人员按权限查阅，严禁未经审批对外流转。

第二十三条 公司建立股东名册查阅申请书，并逐笔登记查阅申请人信息、申请时点、申请目的、审批情况、查阅时间、签署文件等信息；全套申请材料、审批文件、保密承诺书、查阅记录等档案留存期限不少于三年，满足监管检查要求。

第二十四条 公司仅可在召开股东会、权益分派、股价异常波动核查、监管要求核查等法定情形下，向中国结算申请不定期持有人名册，严禁违规申请名册用于其他用途。

第八章 责任追究

第二十五条 公司工作人员违反本制度规定，未经审批擅自提供股东名册、泄露股东敏感信息、未履行审核职责的，公司将按照内部管理制度追究其责任；情节严重涉嫌违法违规的，移交监管机构或司法机关处理。

第二十六条 查阅股东违反保密承诺或法律法规规定，泄露、扩散名册信息，或利用名册信息从事违法活动的，公司有权终止其查阅权限，并依法追究其法律责任；造成公司或其他股东损失的，由其承担全部赔偿责任。

第九章 附则

第二十七条 本制度未尽事宜，或与国家法律、行政法规、规范性文件及监管规则相冲突的，按照相关法律、法规、规则执行。

第二十八条 本制度由公司董事会负责解释和修订，自公司董事会审议通过之日起生效施行，修改时亦同。

股东名册查阅申请书

致：合肥百货大楼集团股份有限公司（以下简称“公司”）

本人/本公司（以下简称“申请人”）系公司股东。依据《中华人民共和国公司法》第一百一十条、《中华人民共和国证券法》等法律法规及《公司章程》的规定，现向公司正式提出查阅申请，具体事项如下：

一、申请人基本信息

（一）股东名称（姓名）：

（二）统一社会信用代码/身份证号码：

（三）证券账户号码：

（四）持股数量及持股比例：

（五）通讯地址及联系电话：

二、申请查阅事项

（一）查阅材料：公司股东名册

（二）查阅期间：自\_\_\_\_年\_\_\_\_月\_\_\_\_日起至\_\_\_\_年\_\_\_\_月\_\_\_\_日止；

（三）查阅方式：现场查阅

三、查阅目的

申请人申请查阅公司股东名册，系为行使股东知情权，核实自身持股情况及公司股权结构，具体用途为： \_。申请人承诺不以任何其他目的查阅上述材料。

四、申请人承诺

（一）申请人已阅读并同意《股东名册查阅保密承诺书》的全部内容，已签署的承诺书作为本申请书的附件一并提交；

（二）申请人查阅相关材料，仅用于本申请书载明的合法目的，不将所获信

息用于任何其他用途；

（三）申请人不以查阅所获信息从事内幕交易、操纵证券市场、利用未公开信息交易等违反证券法律法规的行为；

（四）申请人查阅相关材料，将严格遵守《中华人民共和国证券法》《中华人民共和国个人信息保护法》等法律、行政法规关于保护国家秘密、商业秘密、个人隐私、个人信息等有关规定。

五、附件清单

（一）《股东查阅保密承诺书》（已签署）；

（二）申请人主体资格证明文件（营业执照复印件并加盖公章/身份证复印件）；

（三）持股证明文件（证券账户卡、持股证明等）。

特此申请，恳请贵司审核并予以批准。

申请人（签字/盖章）：

申请日期： 年\_ 月 日

股东名册查阅保密承诺书

致：合肥百货大楼集团股份有限公司（以下简称“公司”）

本人/本公司（以下简称“承诺人”）系公司股东。依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国证券法》等法律法规及《公司章程》的规定，承诺人向公司提出查阅公司股东名册等文件材料的申请。为规范查阅行为，维护公司及其他股东的合法权益，承诺人自愿作出如下承诺，并愿意承担相应法律责任：

一、承诺人基本信息

（一）承诺人名称（姓名）：

（二）统一社会信用代码/身份证号码：

（三）证券账户号码：

（四）持股数量：

二、查阅目的

承诺人查阅公司股东名册等文件材料，仅限于下列合法目的（请在相应项前划“√”）：

（一）□ 行使股东知情权，了解公司股权结构及自身持股情况；

（二）□ 核实本人/本公司持股信息及相关权益；

（三）□ 其他经公司认可并书面同意的合法目的：

承诺人承诺不以任何其他目的查阅上述材料，亦不得超出公司许可的范围使用查阅所获信息。

三、保密义务

（一）承诺人承诺对查阅过程中知悉的全部信息（包括但不限于股东名册所记载的股东姓名（名称）、持股数量、股份种类等股东信息，以及公司提供的其他相关文件材料，以下统称“保密信息”）承担严格保密义务。

（二）未经公司书面同意，承诺人不得以任何方式（包括但不限于口头、书面、电子信息、网络传播等）向任何第三方披露、提供、转让、传播保密信息，不得将保密信息用于本承诺书约定目的以外的任何用途。

（三）承诺人不得利用保密信息从事任何损害公司或其他股东合法权益的行为，不得利用保密信息进行证券交易，不得从事内幕交易、操纵证券市场、利用未公开信息交易等违反法律法规的行为。

（四）承诺人不得对股东名册等文件材料进行拍照、录像、扫描、复制或通过其他方式留存，公司书面同意复制的除外。

四、合规承诺

（一）承诺人查阅、复制相关材料，将严格遵守《中华人民共和国证券法》《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国个人信息保护法》等法律、行政法规关于保护国家秘密、商业秘密、个人隐私、个人信息等有关规定；

（二）承诺人确认，其查阅、复制相关材料不以获取公司未公开重大信息、商业秘密或他人个人信息为目的，亦不将所获信息用于公司经营决策之外的任何用途。

五、责任承担

承诺人违反本承诺书任何约定的，应承担由此给公司及其他股东造成的一切损失（包括但不限于直接损失、间接损失以及公司为调查和维权支出的合理费用），并依法承担相应的民事、行政及刑事责任；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

六、承诺期限与效力

（一）本承诺书自承诺人签字（盖章）之日起生效；

（二）本承诺书约定的保密义务不因承诺人转让股权、丧失股东资格或公司终止与承诺人的其他法律关系而免除；

（三）本承诺书一式两份，承诺人与公司各执一份，具有同等法律效力。

承诺人（签字/盖章）：

日期： 年\_ 月 日